Каждая юридическая организация и индивидуальный предприниматель в процессе своей жизнедеятельности «обрастают» громадным количеством бумаг: кадровые, бухгалтерские, финансовые, налоговые и другие документы необходимо сохранять в течение определенных законодательством сроков. Существуют методические рекомендации по хранению архивных документов. Немаловажной частью грамотной работы с документацией является ее подготовка к архивации.
Подготовка документов к передаче на архивное хранение
При архивировании необходимо исключить риск потери или случайного удаления документов до окончания срока хранения. При необходимости нужно иметь возможность быстро найти любую нужную бумагу. Упорядочивание архивации способствует формирование номенклатуры дел, в которую входит:
- Каталогизация.
- Индексация — система кодирования бумаг для их учета и хранения. Код проставляется в определенном месте документа и содержит цифровое обозначение департамента, к которому он относится, и порядковый номер.
Номенклатура может уточняться при появлении новых наименований бумаг.
Организация подготовки
Для осуществления экспертизы документации в организациях создают специальные экспертные комиссии (ЭК). Они сортируют весь массив архивируемых документов на четыре группы в зависимости от сроков хранения:
- постоянное;
- временное (более 10 лет);
- временное (до 10 лет);
- подлежащие ликвидации.
Для исключения путаницы в документации различных департаментов подготовка дел к архивированию в крупных организациях ведется в соответствии с утвержденными руководителем графиками. Графики содержат даты (несколько дней) для передачи каждым департаментом своей документации в архив. Для гарантии правильного составления дел желательно назначить для этой работы отдельного ответственного сотрудника в каждом подразделении.
В маленьких организациях документооборот небольшой и систематизировать бумаги, как правило, не составляет большого труда. Каждое созданное дело озаглавливают и делают опись входящих в него документов.
Порядок подготовки документов архивному хранению
Данные мероприятия осуществляются в несколько этапов:
- Проведение экспертной оценки документации с целью определения необходимости и срока ее архивации.
- Классификация и систематизация оцениваемой документации. Выделяют 3 группы документов:
- подлежащие отправке в общий архив;
- подлежащие хранению на месте;
- подлежащие уничтожению.
- Компоновка сдаваемых в архив дел в соответствии с их наименованием и сроками действия (необходимо формировать группы документов, сроки хранения которых одинаковы).
- Индексация.
- Создание переплета и оформление обложки и корешка каждого дела.
- Заполнение листа-заверителя с указанием совокупного количества листов в деле, описанием их физического состояния.
- Каталогизация.
- Отправка документации на хранение в архив.
Компания «СКЛАД-РИОН» предлагает услуги внеофисной архивации на выгодных условиях и по конкурентным ценам. Уточнить условия архивирования и стоимость услуг можно в соответствующем разделе нашего сайта: Архивное хранение документов в Москве.